ÉLETSZERVEZÉSI KALKULÁTOR

Ha őszinték vagyunk magunkhoz, akkor bizony egy sor felesleges tevékenységet végzünk nap, mint nap. Ezek csak rossz beidegződések, és sok időt spórolunk, ha ezeket kihagyjuk vagy a rájuk fordított időt lecsökkentjük.

Íme gy listát, hogy hol tudsz időt spórolni.

1. Kezdjük a reggeli készülődéssel. Elmegy az ember fia/ lánya a toalettre, hogy ott könnyítsen magán. Ez valakinél egyébként is időigényes folyamat, de még több időbe telik, ha okos telefonnal vagy tablettel a kezünkben végezzük a dolgunkat. Sok percet lehet e WC-n ülve „megmenteni”, ha nem kütyűvel érkezünk arra a bizonyos helyre.

2. Ha reggel kezdjük el vasalgatni a ruháinkat, az bizony megint boríthatja a napunkat. Ha minden reggel elővesszük a vasalódeszkát, a vasalót, vizet töltünk a vasalóba, megvárjuk, míg felmelegszik… ez mind hosszú perceket vesz igénybe. És itt nem a vasalás az időrabló (bizonyos értelemben az is, de itt most nem erről van szó), hanem az extrán ismétlődő lépések.

3. Több órányi időt vagyunk képesek Twitter vagy FaceBook nyomkodással. Nézzünk magunkba! Tényleg szükség van erre? Tényleg annyira fontos percenként megnézni, hogy hány lájkot kapott a reggeli kávénk? Ugye, hogy nem?

4. Te milyen gyakran nyomogatod az F5-öt az Outlookod-ban? Biztos? Eláruljuk, hogy nagyon sok időt jelent, és félbeszakítja az aktuális munkatevékenységet, ha mindig befrissíted a postaládádat. Mi múlik azon, ha egy órában „csak” háromszor nézel rá a fiókodra? Nem fogsz lemaradni semmiről, viszont lesz egybefüggő 20-30 percet dolgozni.

5. Érdemes megfigyelni a telefonálási szokásainkat is. Hány percet „fecsegünk” el naponta, hetente? Ez nem azt jelenti, hogy ne telefonáljunk, hanem azt jelenti, hogy törekedjünk röviden fogalmazni, és mielőbb zárni a beszélgetést. Ha „csacsogós” beszélgetést szeretnénk kezdeményezni, azt esetleg párhuzamosítsuk egy sétával vagy tegyük meg utazás közben. Így párhuzamosítjuk az eseményeket.  Máris időt nyertünk.

6. Hazatérve a fárasztó munkanap után semmire sem vágyunk jobban, hogy lehuppanjunk a fotelbe egy sörrel vagy egy pohár borral, és üres szemmel bámuljuk a semmit sem érő TV műsort. Kezünkben a távirányítóval csak pörgetjük a csatornákat hosszú perceken keresztül… E tevékenység helyett is biztosan találunk valami olyat, ami szociálisabb, de mégis kikapcsol bennünket.

És még egy, napszakhoz nem köthető tanács: ne halogassunk! Teljesen felesleges ma nem megtenni azt, amit megtehetnénk. Holnap úgyis el kell intézni, de addig is ott dolgozik bennünk a „még nem csináltam meg” rossz érzés.

 

Egyik kedvenc tréningem volt pár évvel ezelőtt a „A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása”. Ebben nagyon sok életvezetési és szervezési téma került mély feldolgozásra. Ebben a Tudta-e rovatban ezen módszerből idézek.

Dr. Stephen R. Covey hét főbb szokás köré építi fel az elméletét. A harmadik szokás arról szól, hogy először a fontos dolgokat intézzük el.

Hogy mi a fontos? Arról hosszú órákat lehetne beszélgetni, de fogalmazzuk úgy, hogy fontos az, ami hosszútávú céljaink, vágyaink, személyes küldetésünk elérését támogatja.

Vegyünk egy példát! Szeretnék 5 év múlva havi egy millió forintot keresni, mert meg szeretném venni a legújabb luxuskocsit, amivel bejárom egész Európát. Ehhez szükségem van egy jobb állásra. Ahhoz, hogy jobb állást találjak fejlesztenem kell az angol nyelvtudásomat. Ahhoz, hogy jobb legyek angolból kell egy nyelvtanárt keresnem, és órákra kell járnom. Ahhoz, hogy az órákra odaérjek, úgy kell alakítanom a napirendemet, és szorítani kell időt arra is, hogy fel tudjak készülni az órákra. Ha nekem fontos az, hogy angolra menjek, mert ezzel érem el a vágyamat – jelen esetben kocsi, amivel Európában fogok kocsikázni – akkor lesz rá időm.

És akkor ott a másik dimenzió, a sürgős-e a feladat? Sürgős az, hogy most vagy ma leüljek, és angolt tanuljak? Nem, hiszen 5 év múlva akarom elérni a célomat, de holnap vagy holnapután le kell ülnöm tanulni, és nem lehet a végtelenségig halogatni. Vagyis ez a feladat fontos, de nem sürgős.

Ha egy mátrixot felrajzolunk, aminek a vízszintes oldalán a sürgős-nem sürgős, a függőleges oldalán a fontos-nem fontos párok állnak, és ebbe belerakjuk a napi tevékenységeiket, akkor látni fogjuk, hogy életünket azok a dolgok fogják előre vinni, melyek a nem sürgős-fontos mátrixban vannak. Ilyen pl. a tervezés, rekreáció, családdal vagy barátokkal való együttlét, kapcsolatépítés, megelőzés, fejlődés.

Nagy bajban vagyunk, ha a legtöbb tevékenységünk a sürgős és fontos kategóriába esik, mert ez azt jelenti, hogy csak tüzet oltunk. Ebben az esetben pedig rohanó és kapkodó őrültté válunk, aki folyton ideges, és nem jut egyről a kettőre. Ide sorolhatjuk a kritikus helyzetek és az égető problémák megoldását. .

A sürgős, de nem fontos tevékenységeket is el kell intéznünk. Ezek lehetnek telefonbeszélgetések, postai ügyintézések, melyek mások számára fontosak. A mi küldetésünkre nincsenek hatással.

Sokat tudunk nyerni időben, ha a nem sürgős, nem fontos eseményeket lecsökkentjük. Ide tartozik a TV nézés, „téblábolás”, szöszögés, és az e-mailek percenkénti frissítése is.

A sikeres emberek az életük nagy részét a fontos, de nem sürgős feladatokkal töltik.

Javaslom, hogy Te is dobj fel egy márixot, és pakold be a feladataidat ez alapján. Te melyik negyedben töltöd el a legtöbb időd? Ha nem a nem sürgős-fontos negyedben vagy, akkor változtass mihamarabb.

Forrás: Dr. Stephen R. Covey: A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása  

Ha valakinek nagyon nem megy az időgazdálkodás, és az egész napja szétcsúszik, akkor érdemes elővenni a naptárat, és néhány színes ceruzát. Elektronikus naptárak esetén elég a színpaletta funkciót megkeresni.

1. Első lépés, hogy határozzuk el, hogy legalább 1 hónapig vezetünk naptárat, hogy meglássuk, hogy egyáltalán működik-e a módszer.

2. Vegyünk fel mindent a naptárba. Megbeszélést, elintéznivalókat, otthoni munkát. Írjuk be a felkészülési időket, a munkára fordított időtartamot, az e-mail olvasás időintervallumát, és azt is, hogy mi megyünk a gyerekekért a suliba, és a tisztítóba. Ne feledjük el beírni a „magunk” programjait! Pl. nyelvtanulás, sport…

3. Az események között hagyjunk „közlekedési” szünetet. Két megbeszélés között legyen időnk mosdóba menni vagy enni legalább pár falatot. A programok soha ne érjenek össze teljesen. Legalább 10 percet kell hagyni két esemény között.

4. Az egyes tevékenységeket jelöljük más-más színekkel. Legyen más színe a családi és otthoni programoknak, legyen más színű a munkával kapcsolatos dolgoknak, és a saját magunk programjait is más színnel dekoráljuk ki.  

5. Minden nap végén ellenőrizzük le a másnapot, és készüljünk fel a ránk váró feladatokra. Ennek függvényében feküdjünk le, és keljük fel időben. Esetleg még a ruháinkat is összekészíthetjük.

6. Néhány hét elteltével látni fogjuk, hogy mely tevékenységekre mennyi időt töltünk, és azt is érzékeljük majd, hogy mely programok azok, melyeket töröltünk egy másik miatt vagy a napi csúszás áldozata lett.

 

Ha már látjuk, hogy hol a rendszerhiba, akkor kezdjük a következő hónapot tiszta lappal. Ne engedjünk azokból az aktivitásokból, melyek számunkra fontosak, és hosszútávú céljaink elérését támogatják.

Egy idő után már olyan rutinosak leszünk az időbeosztást illetően, hogy nem kell mindent feljegyeznünk és színezni a naptárat.