Nem szabad elfeledkezni a backoffice-ról

Ha egy lépéssel tovább akarjuk vinni a reformot, és le akarjuk fektetni a sikeres napi működés alapjait, nem hagyhatjuk ki ezeket a területeket az átállási folyamatból. Például kifejezetten fontos a beszerzési stratégia is ebből a szempontból, amiben szerencsére nagy segítséget jelenthet az Oriana szolgáltatása. 

Ha egy szervezetet egy autóhoz hasonlítunk, akkor a backoffice a vállalat motorja, amely nélkül még a legkifinomultabb alvázzal és elektronikával rendelkező autó sem tud működni. Minél erősebb és olajozottabb a motor, annál nagyobb teljesítményt tud nyújtani a jármű. Hasonlóképpen a backoffice funkciók biztosítják a napi munkavégzés zökkenőmentes működését, és a motorhoz hasonlóan támogatják a vállalat hatékonyságát. Ezek nélkül a szervezet vezetői és munkatársai nem tudnak új szerződéseket aláírni, számlákat fizetni, új alkalmazottakat felvenni, fizetéseket utalni vagy informatikai támogatást nyújtani a munka elvégzéséhez. 

Hogyan működnek a backoffice folyamatok?

Ezek a munkafolyamatok hagyományosan sok adminisztratív és papíralapú munkát igényelnek. Egy tavalyi felmérés szerint az alkalmazottak 51 százaléka naponta több, mint két órát tölt adatrendezéssel, adatok másolásával, dokumentumok létrehozásával, fájlok keresésével és mentésével, e-mailek küldésével, adatok bevitelével stb. Még egy kis 15 fős csapat is havonta 660 órát tölt el ezekkel a feladatokkal a termelékenység rovására. 

Ha például minden egyes megrendelést fel kell kutatni és be kell vinni az adatokat, a dokumentumokat el kell küldeni az illetékeseknek jóváhagyásra, válaszokra kell várni, módosításokat kell elvégezni, határidőket kell kezelni és a további anyagokat iktatni, ez túl sok időt vesz el a tényleges munkától, és végső soron negatív hatással van a vállalat egészére. Ennek elkerülése érdekében a munka sokféleségétől és összetettségétől függően előbb-utóbb szükségessé válik a folyamatok automatizálása.

Mi az a backoffice folyamatautomatizálás?

A folyamatirányítási rendszerek a hagyományos kézi vagy papíralapú backoffice munkafolyamatokat digitalizált megoldásokkal helyettesítik. A feladatok szoftveres koordinálásával és az emberi beavatkozás szükségességének csökkentésével automatikusan irányítják a különböző lépéseket, így növelve az adminisztratív feladatok és az egyes feladatkörök hatékonyságát.

A rendszer lefedhet egy teljes területet (pl. HR, pénzügy), de hatékonyan működhet az érintett funkcionális osztályok között is. Érdemes minél hamarabb elkezdeni automatizálni a backoffice folyamatokat.