Mikor szóljon a könyvelő?

A könyvelés minősége nem azon mérhető le, hogy beérkeznek-e időben a bevallások – az az alap. Azon mérhető, hogy jelez-e valaki, mielőtt döntesz.

Ez egyben a magyarázata annak is, miért nem a földrajzi közelség a fő szempont ma egy könyvelőiroda kiválasztásánál. A digitális ügyintézés miatt a vidéki irodák ügyfélköre rég túlnyúlik a megyehatáron: a veszprémi Profit-Adó 2006 Könyvelőiroda például húsz éve működik, közel kétszáz ügyféllel, és a veszprémi belvárosi iroda mellett Budapesttől Győrön át Kaposvárig dolgozik cégekkel, online. A kérdés tehát nem az, hogy hány kilométerre van a könyvelőd, hanem hogy ért-e az iparágadhoz, és szól-e időben.

Az alábbiakban végigmegyünk azon, mely kérdéseket érdemes szeptember és december között lezárni egy társas vállalkozásnál, és mit érdemes ilyenkor elkérni a könyvelőtől. Egyik sem bonyolult kérdés. Az a közös bennük, hogy januárban már mindegyik eldőlt.

1. Adónem: a jövő évi keret most áll be

A társasági adó és a kisvállalati adó közötti választás nem stílus kérdése, hanem számításé, és a legtöbb cégnél soha nem történik meg tudatosan: marad az, ami az alapításkor beállt

Az irányszabály egyszerű. Ha a bérköltség magas a nyereséghez képest, és a nyereség jelentős részét visszaforgatod a cégbe, a KIVA jellemzően kedvezőbb. Ha a bérköltség alacsony, vagy jelentős adóalap-csökkentő tételekkel tudsz élni, gyakran a társasági adó marad a jobb. Két azonos árbevételű vállalkozás éves adóterhelése között emiatt milliós különbség is lehet.

A számolás húsz perc. A probléma az, hogy januárban már a következő évre szól.

2. Pénzkivét: nem mindegy, mikor és milyen formában

A munkabér, az osztalék és a költségtérítés közötti arány az egyik legdrágább rutinhiba. A közterhek nem lineárisan mozognak, és annak is van hatása, hogy egy kivét melyik adóévre esik.

Aki év közben, ad hoc módon nyúl a céges pénzhez, jellemzően többet fizet, mint aki előre végigszámoltatja a kivétet. Az utolsó negyedév erre az utolsó reális alkalom: decemberben még alakítható az arány, januárban már csak könyvelni lehet.

3. Beruházás: számít, hogy december vagy január

Ha eszközbeszerzés előtt álltok, az időzítés önmagában pénz. Egy tárgyi eszköz aktiválása eltolja az értékcsökkenés kezdetét, a kisértékű eszközök viszont egy összegben elszámolhatók. Lízingnél pedig nemcsak az számít, mennyi a havi díj, hanem az is, nyílt végű vagy zárt végű konstrukcióról van szó – az áfalevonás mértéke nyílt végűnél a tényleges használati arányon múlik, amit utólag nagyon nehéz dokumentálni.

Ugyanitt érdemes megnézni, milyen adóalap-csökkentő lehetőségek jönnek szóba az adott évre, például a fejlesztési tartalék.

4. Kintlévőségek: ne vigyétek át a rossz követeléseket

A behajthatatlan vagy kétes követelések kezelése tipikusan az a feladat, amit mindenki elhalaszt, mert kellemetlen. Az év vége viszont természetes határpont: ilyenkor érdemes végigmenni a nyitott vevőszámlákon, eldönteni, melyik mögött van valós fizetési szándék, és melyik az, amire már csak a nyilvántartás emlékszik.

Ennek nemcsak adózási következménye van. A kintlévőség-állomány az egyik első szám, amit egy bank megnéz, ha hitelt kértek.

5. Leltár és készlet

Kereskedelmi és vendéglátós cégeknél az év végi leltár nem adminisztratív kötelezettség, hanem az egyetlen pont, ahol kiderül, mekkora a tényleges eltérés a nyilvántartás és a valóság között. A tapasztalat az, hogy ahol évek óta nincs rendes leltár, ott az eltérés nem stagnál, hanem halmozódik.

6. Értékhatárok, amiket nem szabad véletlenül átlépni

Több adózási választás értékhatárhoz kötött, és van, amelyiknél az átlépés visszamenőleges rendezéssel jár. A leggyakoribb eset az alanyi adómentesség értékhatára: ha év közben átlépitek, az utólag derül ki, és utólag kell rendezni.

Ezért érdemes az utolsó negyedévben egyszer ránézni arra, hol tart az éves bevétel a releváns küszöbökhöz képest, és hogy a következő évre melyik választás mellett akartok maradni. A legtöbb ilyen bejelentésnek év végi határideje van.

7. Amit most érdemes elkérni a könyvelődtől

Nem riportot kell kérni, hanem választ négy kérdésre:

• Hol tart most az éves eredmény, és mekkora adóra kell számítani a jelenlegi pálya mellett?

• Van-e olyan döntés, amit decemberig meg kell hoznunk, mert januárban már nem lehet?

• Mennyi a nyitott vevőállomány, és ebből mennyi a valószínűleg behajthatatlan?

• A jelenlegi adónem a kedvezőbb a jövő évre is, vagy érdemes számolni a másikkal?

Ha ezekre nem érkezik érdemi válasz néhány napon belül, az önmagában információ.

Összegzés

Az adóév nem májusban zárul, hanem decemberben – májusban már csak dokumentáljuk. Az utolsó negyedév az az időszak, amikor az adónem, a pénzkivét, a beruházás és a kintlévőségek kérdése még döntés, nem tény.

Egyetlen egyeztetés a könyvelővel szeptember és november között jellemzően többet hoz, mint bármilyen év végi hajrá. Nem azért, mert ilyenkor bármit meg lehet spórolni, hanem mert ilyenkor még van miből választani.