Gyakori hiba, hogy egyes vállalkozók a céges bankszámlára beérkező összegeket rögtön saját, szabadon elkölthető pénzként kezelik, ami nemcsak likviditási gondokat okozhat, hanem egy hatósági vizsgálat során is komoly problémákat eredményezhet. A szakértő szerint már a vállalkozás indulásának első pillanatától alapelvárás a szabályos működés és a tudatos pénzügyi tervezés.

A magyar üzleti környezetben a könyvelő feladata jóval túlmutat azon, hogy adatokat rögzítsen vagy bevallásokat készítsen. Sok cégvezető ma már azt várja el, hogy könyvelője egyfajta jogi, adózási és adminisztratív háttértámogatást is nyújtson, így a szakma szereplőinek egyszerre több területen is helyt kell állniuk.

„Bár a könyvelő megbízását és díjazását a vállalkozás adja, a mindennapi működés során valójában a jogszabályok betartását és az adózási rend érvényesülését felügyeli” – mondta az Energens Expert Könyvviteli és Tanácsadó Kft. ügyvezetője. Hangsúlyozta ugyanakkor, hogy ez a kép csak akkor alakul ki, ha a könyvelőt kizárólag adminisztratív kötelezettségként kezelik. Ha azonban a vállalkozás vezetője a könyvelő által biztosított naprakész adatokra támaszkodva dönt, akkor a könyvelés valódi stratégiai előnyt jelenthet a cég számára.

Farkas Boglárka szerint a jól működő kapcsolat alapja az, hogy a cégvezető ne utólag forduljon a könyvelőjéhez, hanem időben egyeztessen vele.

„Azok a vállalkozások tudnak igazán hatékonyan előrelépni, ahol a vezető minden fontosabb döntés, fejlesztés vagy létszámváltozás előtt konzultál a könyvelővel, nem pedig csak akkor, amikor már megtörtént a probléma.”

A foglalkoztatás kevésbé ismert pénzügyi kockázatai

A mikro- és kisvállalkozások számára a bérszámfejtés és a munkaügyi szabályok területén jelentkeznek leggyakrabban olyan rejtett költségek, amelyekre előzetesen sokan nem készülnek fel. A szakértő szerint tipikus példa erre a gyermekvállalás miatt távollévő munkavállaló esete: ez idő alatt ugyanis a szabadság tovább gyűlik. Amikor a munkavállaló visszatér, a munkáltatónak ezt a felhalmozott szabadságot vagy ki kell adnia, vagy pénzben meg kell váltania.

Ez akár több havi bérköltséget is jelenthet úgy, hogy a dolgozó ezalatt nem termel bevételt a vállalkozásnak. Ha később a munkaviszony megszűnik, a távollét időszaka a munkaviszony hosszába is beleszámít, ami a végkielégítés összegét is megnövelheti. Egy ilyen helyzet összességében akár több millió forintos terhet is róhat egy kisebb cégre.

Sokan azzal sincsenek tisztában, hogy betegség esetén az első 15 nap betegszabadságnak minősül, amely időszakra a dolgozó a távolléti díja 70 százalékára jogosult, és ennek költségét teljes egészében a munkáltató viseli. Amennyiben a keresőképtelenség ezt követően is fennáll, a munkavállaló táppénzre kerül. Ilyenkor a kifizetés egy része már állami finanszírozásból történik, ugyanakkor a táppénz egyharmadát továbbra is a munkáltatónak kell állnia. A részletszabályok ennél természetesen összetettebbek, de már ebből is jól látszik, hogy egy hosszabb betegség nemcsak a helyettesítés megszervezése miatt jelent kihívást, hanem komoly pluszköltséget is okozhat a vállalkozásnak.

A céges bevétel nem szabadon elkölthető magánpénz

Farkas Boglárka tapasztalata szerint az egyik leggyakoribb működési hiba az, hogy a vállalkozás és a tulajdonos magánpénzügyei nem válnak el egymástól kellőképpen. Sok cégvezető ezt túl lazán kezeli, és a vállalkozás számlájáról történő pénzkivétek mögött sok esetben nincs megfelelően alátámasztott jogcím vagy dokumentáció.

„A cég pénze nem a tulajdonos személyes pénztárcája. Minden kivett összeg mögött egyértelmű jogcímnek és megfelelő papíralapú vagy elektronikus nyomnak kell lennie. Gyakori jelenség, hogy a vállalkozó a számlára beérkező bevételt azonnal saját forrásként kezeli, holott abból még adókat, járulékokat és más kötelező befizetéseket is teljesíteni kell. Ha ezekre a tételekre nincs előre elkülönített fedezet, az könnyen pénzügyi feszültséghez vezethet, amikor közelednek a fizetési határidők, és egy ellenőrzés során is súlyos kockázatot jelenthet” – emelte ki a szakértő.

Egyszemélyes könyvelés vagy könyvelőiroda?

Farkas Boglárka szerint a legkisebb cégek egyik legnagyobb működési kockázata az, ha kizárólag egyetlen könyvelőre támaszkodnak, és nincs mögötte szervezeti háttér vagy helyettesítés.

„Ha az egyéni könyvelő betegség, tartós kiesés vagy akár haláleset miatt nem elérhető, még az is előfordulhat, hogy a vállalkozás nem fér hozzá időben a saját pénzügyi adataihoz vagy szükséges dokumentumaihoz. Ez súlyos következményekkel járhat, hiszen a jogi és adózási felelősség minden esetben a céget terheli. Egy legalább ötfős könyvelőiroda ezzel szemben megfelelő helyettesítést, működési folytonosságot és nagyobb adatbiztonságot tud biztosítani.”

Hozzátette: amennyiben egy vállalkozás házon belül szeretné megoldani a könyvelési és munkaügyi feladatokat, akkor a kockázatok csökkentése érdekében legalább háromfős csapatban érdemes gondolkodni.

Az adminisztráció nem teher, hanem a növekedés egyik alapja

Az ügyvezető szerint a vállalkozásoknak érdemes lenne az adminisztrációra nem puszta kötelező teherként, hanem a stabil működés és a fejlődés egyik fontos eszközeként tekinteni.

„A könyvelő szerepe ma már jóval több, mint egyszerű adminisztráció. Valójában a vállalkozás egyik legfontosabb szakmai partnere, ezért a cégvezetőknek tudatosan és felelősségteljesen kell eldönteniük, kire bízzák ezt a feladatot” – hangsúlyozta Farkas Boglárka.

A szakértő arra is felhívta a figyelmet, hogy a korszerű könyvelés ma már nem kizárólag a múlt eseményeinek rögzítéséről szól. A folyamatos, naprakész adatfeldolgozás lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozók aktuális számok és információk alapján hozzanak döntéseket, valamint időben reagálni tudjanak a pénzügyi vagy jogszabályi változásokra.