Az elmúlt évszázad költségmenedzsment gyakorlatai, Henry Fordtól, a japán Kaizen-nen át, az offshore megjelenéséig, mind a termelékenység maximalizálását és a költségek minimális szinten tartását tűzték ki célul.

Mióta a gazdasági bizonytalanságok és az innovációs verseny nehezítik az árrés és a növekedési célok elérését, a vállalatok egyre inkább igyekeznek elkerülni a tömeges leépítést és átfogóbb stratégia mentén megközelíteni a költségmenedzsmentet.

Az ilyen, hosszútávú szemléletet tükröző megoldások nem rövidtávú költségcsökkentést, hanem stratégiai tőkefelszabadítást jelentenek, mely lehetőséget ad az innovációra, a képességbővítésre és az új piacokra való terjeszkedésre. Ez nem a költségcsökkentés, hanem a költségoptimalizáció korszaka.

A költséggazdálkodás új korszaka

„A költséggazdálkodás sokféle formát öltött az évek során, de az idő múlásával egy alapelv változatlan maradt: soha egyetlen vállalat sem vágta el saját útját a prosperitás felé” – mondta el Kiss Dániel, a Deloitte Technológia stratégia & transzformáció közép-európai vezetője.

A hagyományos költségcsökkentés helyett a hangsúly most a szélesebb körű hatékonyság növelésén van, amelynek része az IT szektor által biztosított új technológiák alkalmazása. Ennek során olyan erőforrások felszabadításán (akár tőke, akár eszköz, akár emberek), amelyek átcsoportosításával az üzlet hatékonyabb, rugalmasabb és virágzóbb jövő elé néz. A CIO-k felelőssége, hogy ezeket az új technológiai megoldásokat hatékonyan integrálják a vállalat működésébe.

A Deloitte tanulmányában a Fortune 500-as cégek stratégiai, operációs és transzformációs vezetőivel történt beszélgetések alapján került azonosításra négy megközelítés, hogy a megtakarításokat a hosszú távú növekedést ígérő területekre helyezhessük át.

Hosszú távú befektetések előtérbe helyezése

Stratégiai befektetések feláldozása a rövid távú költségcsökkentés oltárán hosszú távon visszaüthet. Hiszen elfojtja az innovációt, ronthatja a termék vagy a szolgáltatás minőségét, vagy éppen az alkalmazottak morálját, sőt ahhoz is vezethet, hogy a vállalat elmulaszt a siker szempontjából kiemelten fontos növekedési lehetőségeket.

A Deloitte 2024-es MarginPLUS tanulmányában közel 300 vezető vállalatvezető közül a válaszadók fele említette az örökölt technológiai infrastruktúrát a hatékonyság gátjaként.

Például ma már a közmű vállalatok is befektetnek mesterséges intelligencia-eszközök kiépítésébe, hogy működésüket rugalmasabbá tegyék és csökkentsék a költség kockázatot. A magasfeszültségű vezetékhálózat ellenőrzését, a hagyományos és költséges fizikai megfigyelés helyett, nagyfelbontású kamerákkal felszerelt drónokkal oldják meg, melyek továbbítják az adatokat a mesterséges intelligencia platformra. Ezek azonosítani tudják a problémákat, így az ellenőrzés pontosabb lesz.

Siló alapú költségmenedzsmentből szinergia alapú költségoptimalizációba

Hagyományosan, számos vállalat törekedett a siló alapú költségcsökkentésre. A kiadások lefaragására összpontosított bizonyos részlegeken, tekintet nélkül a tágabb szervezeti hatásra. Ez a módszer gyakran figyelem kívül hagyja az olyan nem kívánt következmények lehetőségét, amelyek megfojthatják a vállalat hosszú távú növekedését.

Ezzel szemben a költségoptimalizálás mint szervezeti stratégia holisztikusabb megközelítést kínál. Ez magában foglalja a kiadások és folyamatok alapos elemzését az egész szervezetben, hogy ne csak a megtakarításokat, hanem az értéknövelési potenciálokat is azonosítsuk. Ez a stratégia a kulturális váltást is jelenti, a költségek minimalizálása helyett a fenntartható növekedést és a versenyelőnyt támogató optimalizálás felé.

A költségek optimalizálásával a vállalatok összehangolhatják pénzügyi szándékaikat hosszú távú stratégiai céljaikkal, így biztosítva, hogy minden elköltött dollár az átfogó küldetést támogassa.

Támaszkodjon stratégiai partnerekre… és nem csak a kiegészítő funkcióknál

Az 1990-es években egyes vállalatok olyan költségcsökkentési megközelítést alkalmaztak, amelyet Peter Drucker szorgalmazott 1989-ben a Wall Street Journal „Add el a postázót!” című cikkében. „Csak azt csináljuk magunk, amihez a legjobban értünk, a többit pedig kiszervezzük.”

Ez lényegében egy költség-arbitrázs játék volt. A szervezetek az alapvető kompetenciáikra összpontosítanak, minden másra leszerződnek harmadik féllel, beleértve az olyan szolgáltatásokat, mint a postázó, porta, biztonsági, logisztikai, bérszámfejtési és étkeztetési szolgáltatásokat.

Ez a klasszikus kiszervezés eleinte sikeresen hozzájárult a megtakarításhoz, később azonban elért egy pontot, ahol a további megszorítás már a hozam csökkenésével járna. Ma sok vállalat olyan partnereket keres, akik képesek az átalakulásra és a folyamatos innovációra. A hangsúly áthelyeződött a non-core funkciókról és egyre közelebb került az üzleti tevékenység szívéhez. Úgy is gondolhatunk erre, mint a „managed services” új generációjára, vagy mint „operációs partnerekre”.

Az alapvető üzleti kockázatok kezelését is rá lehet bízni külső partnerekre. A mesterséges intelligencia és a fogyasztói adatok együtt példátlan lehetőségeket kínálnak a vásárlókkal való kapcsolatteremtésre. Azok a vállalatok, amelyek nem megfelelően kezelik az információkat vagy a privacy védelmét, jelentős reputációs, szabályozói és pénzügyi kockázatokkal kell szembenézniük. Az adatvédelmet vagy a kiberbiztonságot felügyelő belsős csapat általában igen magas képzettségű, emiatt költséges.

A technológiai megoldások legyenek a vállalati működés szerves részei, az előrejelzéstől a tehetséggondozáson át a kockázatkezelésig

Egy Consumer Packaged Goods területen dolgozó (CPG) ügyvezető legnagyobb kihívása a tanulmány szerint hatalmas mennyiségű nyersanyag kezelése volt samponok, mosószerek és fogkrémek gyártásához. A mesterséges intelligencia által vezérelt analitika segített megkérdőjelezni a hagyományos megközelítést.

Amikor az egyik szállító a szerződés aláírásakor 3%-os engedményt ajánlott fel tömeges szállítás esetére, a kisebb, inkrementális szállítások helyett, a beszerzési csapat kezdetben ráugrott a látszólagos alkura.

A mesterséges intelligencia által vezérelt elemzés azonban összekapcsolta az vállalati adatpontokat és egy meglepő következtetésre jutott: a fel nem használt anyagok tárolása a lassabb fogyasztói kereslet időszakában 4%-kal növelte a költségeket. Más szóval, a kezdeti 3%-os kedvezmény akaratlanul is 1%-os költségnövekedést generálna.

„Ami óvatosságra int: bár a technológiai eszközök ma már kulcsfontosságú szerepet játszanak a költségoptimalizálási stratégiákban, a technológiai befektetésekben is fennáll annak a veszélye, hogy szükségtelen költségeket generálni” – mondta Szathmáry András, a Deloitte Technológia stratégia & transzformáció igazgatója.