A fogyóeszközökből csak annyi legyen raktáron, amennyi kell
A készlet megtervezéséhez először azt kell látni, miből mennyi fogy egy átlagos hónapban. Egy kis irodában néhány csomag papír is elegendő lehet, míg egy nagyobb ügyfélszolgálaton vagy intézményben jóval gyorsabban ürül a készlet. A korábbi írószer rendelések és a szekrényben lévő mennyiség rövid, rendszeres ellenőrzése segíthet reális igényt meghatározni.
A nyomtatási szokások szintén számítanak. Belső dokumentumokhoz, kétoldalas másolatokhoz és ügyfeleknek szánt anyagokhoz eltérő papírminőség lehet megfelelő. A másolópapír kiválasztásakor vedd figyelembe a nyomtató ajánlásait és azt is, milyen feladatra használjátok. Ha a munkatársak azonos típussal dolgoznak, könnyebb követni a fogyást, és kisebb az esélye, hogy egy új csomag nem illik a megszokott felhasználáshoz.
A beszerzési lista legyen közös és naprakész
A tollak, jegyzetlapok és irattartók fogyását nehéz pontosan megjósolni, ha mindenki külön jelzi, mire van szüksége. Egy megosztott lista vagy egy kijelölt kapcsolattartó egyszerűvé teszi a hiányok összegyűjtését. Így a beszerző egyben látja a kéréseket, és könnyebben kiszűri, ha ugyanaz a termék több helyről is felkerült.
A készletből nem kell mindenből nagy tartalékot felhalmozni. A gyakran használt cikkekből tarthattok néhány bontatlan csomagot, a ritkán elővett eszközöket viszont elég szükség szerint beszerezni. Ez különösen akkor hasznos, ha az iroda tárolóhelye szűkös, vagy a költségeket több részleg között kell elosztani.
Részlegek és telephelyek igényei egy rendelésben
Egy vállalkozáson belül is eltérhet, mire van szüksége az egyes csapatoknak. A pénzügy gyakran iratrendezőket és nyomtatópapírt kér, a recepción jegyzettömbök és tollak fogynak, más részlegek pedig csak időszakosan használnak bizonyos kellékeket. A beszerzési igények összefogása áttekinthetőbbé teheti a rendelést, és segít különválasztani az állandó tételeket az alkalmi kérésektől.
Több telephely esetén célszerű azt is rögzíteni, melyik helyszínre milyen mennyiséget kérnek. A pontos lista az ajánlatkérést is megkönnyíti: szerepeljen rajta a termék, a darabszám és – ahol lényeges – a kívánt típus. Nagyobb vagy rendszeresen ismétlődő igénynél így könnyebb összehasonlítani a feltételeket, és előre tervezni a következő beszerzést.
Céges papír-írószer beszerzés egy helyről
A PapirX papír-írószer és irodaszer webáruház cégek és intézmények számára is kínál a napi munkához szükséges termékeket. A papíráruk és írószerek mellett higiéniai, valamint üzemeltetési kellékek is megtalálhatók náluk. Nagyobb mennyiségű vagy rendszeres céges rendeléshez egyedi árajánlatot biztosítanak; Debrecenben helyi kiszállítási lehetőségük van, a rendeléseket pedig az ország egész területére eljuttatják.
A jól működő irodaellátás nem a felhalmozott készleten múlik, hanem azon, hogy időben kiderüljön, miből fogyott el a tartalék. Ha a munkatársak ugyanazon a módon jelzik az igényeiket, a beszerzés kevésbé lesz kapkodós, a napi feladatok pedig ritkábban akadnak meg egy hiányzó kellék miatt.
