Ezzel szemben a tudatosan szervezett munkatér mérhető üzleti előnyt jelent: a jobb levegőminőség 8–11%-os, a megfelelő világítás 15%-os, az általános komfort pedig akár 25%-os javulást is hozhat a produktivitás terén. A DVM workplace csapata szerint a jövő irodája zónázott, a különböző munkamódokhoz igazított rendszerben működik.

Nemzetközi kutatások alapján az irodai környezet kialakítása gazdasági szempontból is jól mérhető tényező. Egy 100 fős szervezet esetében a tudatos irodafejlesztés akár 11 hónap alatt megtérülhet, miközben a jobb levegőminőség 8–11%-kal, a megfelelő világítás 15%-kal, az általános komfortérzet pedig akár 25%-kal is növelheti a produktivitást.

A nem megfelelően kialakított iroda kockázatai ugyanilyen egyértelműek: a zavaró tényezők miatt a fókuszidő akár 28%-a elveszhet, beszédzaj mellett a memória alapú feladatok teljesítménye 30%-kal is visszaeshet. Mindez különösen fontos annak fényében, hogy a nemzetközi adatok szerint az irodai tevékenységek 89%-a egyéni koncentrációt igényel.

A tapasztalatok szerint sok irodában azért nem hatékony a munkavégzés, mert a kialakításuk egyféle logikát próbál ráerőltetni az összes csapatra. Ezzel szemben a különböző területek eltérő ritmusban, eltérő eszköz igénnyel és eltérő koncentrációs szinteken dolgoznak.

Egy egységes, tagolatlan open office ezt ritkán tudja jól kiszolgálni. A DVM workplace szemlélete ezért zónázott hot desk rendszerben gondolkodik. Ennek lényege, hogy a tér rugalmasan használható, ugyanakkor világosan kijelölt munkazónákra épül, és az egyes csapatok tényleges működéséhez igazodik.

A fókuszmunka, a telefonálás, az együttműködés, a dokumentumkezelés és a közösségi jelenlét mind eltérő térhasználatot igényelnek. „A workplace stratégia számomra mindig azzal kezdődik, hogy pontosan feltárjuk, hogyan dolgoznak az emberek a mindennapokban, milyen ritmusban működnek a csapatok, hol van szükség csendre, hol intenzív együttműködésre, és milyen szokások alakítják a térhasználatot.

Egy jól működő iroda abból a felismerésből születik meg, hogy az eltérő munkamódok eltérő környezetet igényelnek, és a térnek ezt világosan, következetesen kell támogatnia.” – emeli ki Horváth Réka, workplace stratéga és service designer.

A Nilfisk irodája jól mutatja ezt a szemléletet. A projekt során gyorsan láthatóvá vált, hogy a pénzügyi osztály és a sales csapat teljesen eltérő igényekkel dolgozik. Az értékesítők sok telefonhívást bonyolítanak, ezért számukra a hangszigetelt fülkék és az aktívabb, kommunikációt támogató zónák váltak kulcselemmé.

A pénzügyi csapat eközben nagy mennyiségű dokumentummal dolgozik, ezért náluk a tárolók közelsége, az átlátható elrendezés és a nyugodtabb munkakörnyezet volt meghatározó. A térszervezés így nem általános esztétikai elvek mentén alakult, hanem a konkrét munkafolyamatokból épült fel. Az iroda két szinten kapott helyet, melyek eltérő működési logikára épültek, így a csendesebb, koncentrációt igénylő feladatok és az aktívabb, kommunikációra épülő munkamódok is a számukra megfelelő környezetet kapták.

A workplace kutatások és a projektalapú tapasztalatok ugyanabba az irányba mutatnak: az iroda akkor támogatja a szervezetet, ha strukturált, differenciált és használati logikájában pontos. A cél a helytakarékosságon vagy a látványos enteriőrön túl egy olyan környezet létrehozása, amely javítja a fókuszt, csökkenti a zavaró hatásokat, és jobban illeszkedik a csapatok valós működéséhez. A tér tehát üzleti tényező. Ha jól működik, mérhetően javítja a teljesítményt. Ha rosszul működik, nap mint nap veszteséget termel.