1. Értékelje a pályázatot!

Az értékelési szakasz a pályázatírás első és legfontosabb szakasza, mivel megalapozza az ajánlattételi stratégiát.
 
Mielőtt bármilyen ajánlatot benyújtana, mérlegelnie kell, milyen kritériumok alapján állapíthatja meg, hogy egy pályázatra van-e értelme jelentkezni. A kezdeti mérlegelés hiányában később valószínűleg problémákba ütközik.
Néhány példa a kérdésekre, amelyeket fel kell tenni magának: Mennyire igazodik a trend az üzleti stratégiánkhoz? Mennyire felel meg a felsorolt ​​igényeknek, és meg tud-e felelni a követelményeknek? Milyen reális esély mutatkozik a pályázat megnyerésére?

Emellett azt is érdemes átgondolni, mennyire ismeri a vevőt, rendelkezik-e a szükséges tapasztalattal, és össze tudja-e állítani az ajánlatot a megadott határidőre.

2. Tekintse át és bontsa részekre a rendelkezésre álló információkat!

Győződjön meg arról, hogy elolvasta és megértette az összes rendelkezésére álló információt. Tegye ezeket könnyen elérhetővé az ajánlattételi terv megírása során, hogy ne maradjon le semmiről.
 
Tekintse át a pályázatot, és határozza meg pontosan, mit írnak elő az egyes kritériumok. Lebonthatók ezek egyéni követelmények és témák szerint?

Szüksége van magyarázatra a vevőtől? Vannak-e olyan formázási követelmények, amelyeket figyelembe kell vennie – mint az elrendezés, dokumentum mellékletek, szószám? Hiányzik valami a specifikációkból?

3. Állítsa össze az ajánlati tervet!

Meg kell terveznie, hogyan és mikor készíti el válaszait. Erre a követelmények körvonalazásával és minden szükséges információ birtokában tudja megtenni. A tervnek minden olyan intézkedést, dátumot és nevet tartalmaznia kell, amire szükség lehet a benyújtási határidőig.

 
Ennek keretében érdemes átgondolnia, milyen erőforrásokra lesz szüksége? Kire lesz szüksége, hogy támogassa? Milyen műveleteket kell végrehajtani? Mi a tevékenység idővonala, legfontosabb mérföldkövei, és hogyan fog együttműködni a csapatával?

4. Dolgozzon ki stratégiát!

A kezdeti értékelés során már kialakította stratégiájának alapját – az okokat, amelyek ismeretében megnyerheti ezt a munkát. Ezen információk birtokában tudnia kell azonosítani azokat a kulcspontokat, amelyekre a válaszában következetesen hivatkozni fog. Gondoljon itt a pozíciójára, arra, hogy mit tud a versenytársakról, és mi a fontos a vevő számára. Ha időben azonosítja ezeket a nyerő témákat, akkor biztos lesz benne, hogy beépíthetőek lesznek a válaszaiba.

5. Tervezze meg a választ!

Ennél a pontnál egyesítse az 1. és 2. pontnál végzett munkát, hogy tervet készíthessen az egyes kérdések megválaszolására. Az előzetes mérlegelés során már érintette a legfontosabb témákat. Használja ezt az információt, hogy magas színvonalú válaszokat készítsen az egyes kérdésekre – ebben a szakaszban csak a legfontosabb pontokhoz.

Minden kérdéshez hozzon létre egy sor címsort vagy felsoroláspontot, és ne részletezze túlságosan a választ. Ha van megadott szószám, gondolkodjon el rajta, hogyan ossza fel azt a különböző témák között, amelyekkel foglalkozni szeretne.