A digitalizálás sok mindent alapjaiban változtatott meg, de vajon hogy történt az iratrendezés a múltban?

Az iratrendezés evolúciója

Száz évvel ezelőtt az iratrendezés még gyerekcipőben járt. Nem is igazán volt szüksége ilyesmire az embereknek és a cégeknek, hiszen az adminisztrációs terhek is összehasonlíthatatlanul enyhébbek voltak. Akkoriban egy vállalatnak is lényegesen kevesebb feladattal és projekttel kellett megbirkóznia, ami persze kevesebb iratot is jelentett.

Mindez drasztikusan megváltozott az 1970-es, ‘80-as évekre. A folyamatok egyre komplexebbek lettek, az adminisztráció pedig egyre inkább egy labirintusra kezdett hasonlítani. A papírmunka robbanásszerű megnövekedésével párhuzamosan egyre több aktatologató kezdett el a cégeknél dolgozni.

A következő jelentős mérföldkő az iratrendezés történetében a számítógépek elterjedéséhez köthető. Mindez egybeesett a környezettudatosságra való törekvésekkel is, így a papíralapú iratok visszaszorultak, az újrahasznosítás pedig fókuszba került.

Modern idők az iratrendezésben

Napjaink digitális világában sem úszhatjuk meg teljes mértékben a papíralapú iratrendezést. Számos olyan adminisztrációs feladat létezik, ahol a klasszikus papíros megoldás jöhet csak szóba.

Éppen ezért ma is fontos az iratok tudatos kezelése, átgondolt szortírozása és egy könnyen átlátható rendszer kialakítása. Ebben nyújtanak hathatós segítséget az ILMARKET.HU papír termékei, melyek között minden szükséges felszerelés elérhető.

Az iratrendezés legfőbb szempontjai

Minden cég és minden ember életében vannak aktuális, épp folyamatban lévő ügyek. Ezeket érdemes egyértelműen elkülöníteni a többi papírtól, és olyan helyen tárolni őket, ahol könnyen és azonnal hozzáférhetők.

Jó választás lehet az ilyen doksik tárolására egy-egy átlátszó genotherm, amiket aztán gyűrűs dossziékba rendezhetünk. A nagyobb iratszekrények ezzel szemben a számláknak, szerződéseknek és egyéb dokumentumoknak adhatnak helyet. Olyanoknak, amikhez csak hébe-hóba kell hozzányúlnunk.

Célszerű létrehozni egy harmadik kategóriát is. Számos olyan dokumentum létezik ugyanis, amiket ugyan már nem használunk, de a törvények miatt huzamosabb ideig meg kell őriznünk.

Az ilyen papíroknál az e-mailek világából is ismert archiválás jöhet szóba. Vagyis ezeket a papírokat nyugodtan tárolhatjuk speciális archiválódobozban, konténerben vagy éppen egy széfben. A lényeg, hogy a hosszú évek alatt se kallódjanak el, és ne sérüljenek.