Egy Varsótól északra fekvő lengyel városban (Ciechanów) a kivitelezéssel megbízott Top Construction nevű cég a létesítménygazdálkodásban, ingatlanprojektekben, valamint az építőiparban is használatos digitális dokumentáció, kommunikáció és jelentéskészítő vezető platformját Magyarországon is forgalmazó PlanRadar megoldásainak köszönhetően elvállalta a feladatot.
A megbízás gyakorlatilag teljeskörű felújításra szól, beleértve a szigetelési, fűtési, hűtési, szellőzési, valamint a gyógyításban alkalmazott gázok rendszerének korszerűsítését, a tűzvédelmi előírások betartását támogató javítások elvégzését.
Mindezt több épületben, több emeleten, ráadásul úgy, hogy közben a kórházban nem áll le az élet. A kritikus területnek számító sürgősségi és intenzív osztályon, valamint az ütemezett beavatkozásokat végző műtőkben is biztosítani kell a zavartalan működést, a megfelelő munka és ellátási körülményeket a betegeknek és az őket ellátó személyzetnek.
5 sikertényező:
1. Nagyjából meghatározott becslések helyett pontos felújítási kalkulációk
2. Belső auditok kockás füzet helyett digitális platformon
3. Nulláról induló nyomozás helyett friss, precíz képpel induló auditorok
4. A kórházi munka váratlan eseményei között is hatékony munkavégzés
5. Pozitív változás a csapatban, bizalom erősödése
Átlátni a komplexitást
Az összetett, számtalan mikrofázisra osztott, gyakran több helyszínen egyidőben elvégzendő munkálatok ütemezésében, összehangolásában kulcsfontosságú szerepet kap a PlanRadar platformja. A digitális tervlistáknak, ellenőrzési funkcióknak köszönhetően a kivitelezők mindig pontosan tudják, hogy hol, milyen feladatokat kell megoldani, hol tart a teljesítés, hol van szükség beavatkozásra, módosításra.
A munkálatok részleteinek valós idejű dokumentálása egyszerűsíti a jelentéstételt, a projekt előrehaladásának nyomon követését, ami megkönnyíti a döntéshozók dolgát, így elkerülhetik a kritikus és költséges, csúszásokhoz, minőségi problémákhoz vezető hibákat.
A kivitelező cég a kockázatok enyhítése érdekében egy testreszabott funkciót is beépíttetett a platformba. Ebben az úgynevezett „kockázati nyilvántartásban” a projektvezetők nemcsak azonosíthatják a kórház zavartalan működését, a projekt sikerét fenyegető veszélyeket, de megoldásokat is javasolhatnak az elhárításukra, ami lehetővé teszi, hogy időben megtegyék a szükséges lépéseket.
Kockázatkezelés a gyakorlatban
„Az onkológiai osztályon ki kell cserélni a mennyezeti csempéket. Félő, hogy a munka elvégzésekor túllépik az előzetesen becsült költségkeret. A megoldás az, hogy a munkálat pénzügyi kockázatait a nyilvántartásban számszerűsítik, tudomásom szerint jelen esetben az értékét napi kétezer złotyban (nagyjából 190 ezer forint) határozták meg. Ezt a kockázatot meg kell szüntetni.
A területért felelős vezető a bejegyzéshez tartozó mezőbe beírja, hogy milyen intézkedésre van szükség, például találkozót kellett szervezni az alapanyagok gyártójával, hogy egyeztessenek a csempe áráról, a megbeszélés után pedig rögzíti az eredményt” – avat be a részletekbe Borbély Csaba, a PlanRadar magyarországi menedzsere, hozzátéve, hogy ebben a példában is minden szükséges adat rendelkezésre áll a platformon ahhoz, hogy a vezetők eldönthessék, szükség van-e beavatkozásra vagy minden rendben van.
A kivitelező cégnél az időszakos belső auditokat korábban papíralapon és táblázatok segítségével végezték el, de amióta átálltak a PlanRadarra, az ellenőrök valós időben nyomon követhetik az előírások, feladatok teljesítését, ami megszünteti az időrabló utólagos ellenőrzéseket, racionalizálta a minőségbiztosítási folyamatokat.
Az auditoroknak a múltban gyakran a nulláról kellett mindent újrakezdeniük, mert a dokumentáció újbóli ellenőrzése, újabb telefonos vagy e-mailes üzenetváltások nélkül nem tudtak volna pontos képet alkotni a projekt készültségi állapotáról, nem látták át, hogy hol okozott gondokat, amikor az egyik csapat valamelyik tagja esetleg megfeledkezett valamiről. A digitális platformnak köszönhetően most valós idejű információkat kapnak és felesleges ellenőrzések helyett saját értékes felügyeleti tevékenységükre összpontosíthatnak.
Kapcsolattartás a kórház vezetőivel, a személyzettel
A kórházak működési rendje szigorú és összetett, ami megköveteli a folyamatos egyeztetést a munkálatok ütemezéséről a kivitelezők és az intézmény felelős vezetői, partnerei, például a betegszállítást végző mentők között. A gyakorlatban ez azzal jár, hogy a feladatok elvégzését a betegellátást a lehető legcsekélyebb mértékben akadályozó módon kell megszervezni.
A késés, a csúszás éppen úgy megengedhetetlen, mint az, hogy a tervezettnél előbb kezdjenek hozzá egy helyiség felújításához. A kijelölt terület kiürítése után azonnal el kell indítani és a megadott határidőre be is kell fejezni a munkát. Ráadásul a kórházakban gyakori vészhelyzetekre, új igényekre is azonnal reagálni kell, amit a PlanRadar megoldásainak köszönhetően a kivitelezők a kórházi munka indokolatlan megzavarása nélkül képesek teljesíteni.
A platform használata mindezen túlmenően az első pillanatoktól kezdve komoly pozitív változásokat indított el a csapatok tagjai közötti, illetve a külsős munkatársak, partnerek és megrendelők kapcsolattartásában: erősítette a bizalmat, javította az átláthatóságot, csökkentette a nézeteltérések kockázatát a kórház személyzetével. Bizonyítva, hogy a digitalizáció nemcsak az építőipar fejlődésének nélkülözhetetlen és hatékony eszköze, hanem a kulturált együttműködést támogató megoldás a projektek résztvevői között.
