Mikor érdemes váltani? Minél hamarabb, hiszen a számlázás automatizálásával megspórolható a számlák kiállítására és nyomtatására szánt idő. Ráadásul a bizonylatok kiküldésével sem kell foglalkozni, és a könyvelésben sem okoz problémát a váltás.

Sőt, a legtöbb online számlázó könyvelői hozzáférést biztosít, így a könyvelő munkája is egyszerűbb lesz.

Milyen elvárásoknak feleljen meg az online számlázó?

Mielőtt váltásra kerülne sor, nem árt átgondolni, hogy mik az elvárások. Legyen egyszerű a használata? Lehessen vele e-számlát és hagyományos bizonylatot is készíteni? Kezelje a költségeket is? Legyen egyedi a kinyomtatott számla? Legyen megfizethető? Miután összegyűltek az elvárások, érdemes szétnézni a számlázó programok piacán.

Célszerű olyan online számlázót használni, amellyel automatizálható a NAV-adatszolgáltatás és a rendszeresen előforduló számlák kiállítása és kiküldése. Továbbá fontos, hogy képes legyen a tömeges számlakiküldésre és automatizálható legyen vele a könyvelési anyag átadása.

Teendők a számlázóprogram-váltás során

A számlázóprogram-váltás során van néhány teendő, melyek nem hagyhatóak ki. Az első és legfontosabb feladat a cégadatok pontos kitöltése, hiszen enélkül nem állítható ki számla. Továbbá célszerű importálni a termék- és partneradatokat, mellyel gyorsabbá tehető a számlakiállítás.

Fontos, hogy két számla sorszáma nem lehet ugyanaz, ezért az új számlázó programban új előtagot kell beállítani, ha az év során már készítettünk bizonylatot más számlázóval. Mindemellett érdemes meghívót küldeni a könyvelőnek a gyors és hatékony együttműködés érdekében. A váltás során nem kell attól félni, hogy a jelenlegi előfizetés során kifizetett hónapok kárba vesznek. Például a Billingo online számlázó jóváírja a máshol kifizetett előfizetésed.

Össze kell kötni a számlázó fiókot a NAV Online Számla rendszerével

2020. július 1-jétől kötelező adatot szolgáltatni a NAV felé a belföldi adóalanyok számára kiállított bizonylatokról. 2021. január 4. óta azokról a számlákról is adatot kell szolgáltatni, melyek magánszemélyek és külföldi partnerek részére kerültek kiállításra.

A kötelező NAV-adatszolgáltatás miatt mindenképpen olyan számlázó programot kell választani, amely lehetővé teszi az adatszolgáltatás automatizálását. Az adatok továbbításához össze kell kötni az online számlázó fiókot a NAV Online Számla rendszerével, mely csupán néhány egyszerű lépésből áll.