Miért van szükség Online számla regisztrációra?
Az online adatszolgáltatási kötelezettség 2018. július 1-je érintett minden vállalkozást, amely legalább 100 000 Ft áthárított áfatartalmú számlát állított ki belföldi vállalkozás számára.
2020. júliusában ezt kiterjesztették az összes olyan bizonylatra, ami más belföldi adóalany részére készült, függetlenül attól, hogy áfás vagy alanyi adómentes, és mekkora összegről szól a számla.
2021. január 1-jétől újabb körben bővül az érintett számlák köre. A NAV minden számla adatait látni fogja. A jelentési kötelezettség vonatkozni fog az összes hazai és külföldi vállalkozás és magánszemély részére kiállított bizonylatra.
Az online adatszolgáltatási kötelezettség a NAV Online számla rendszerében teljesíthető. Kézi számlázás esetén a bizonylatok manuális feltöltésével, számlázó program felhasználóknak pedig a számlázó és az adóhatóság rendszerének összekötésével.
A nagy rendszerek – mint például a Billingo online számlázó – teljesen alkalmasak és felkészültek az automatikus adatszolgáltatásra, ezzel rengeteg adminisztrációs terhet levéve a vállalkozások válláról. A számla kiállítását követően a Billingo magától, a jogszabályoknak megfelelően beküldi a szükséges adatokat a NAV számára.
Részletes útmutató a NAV Online számla regisztrációhoz
Először is szükség van ügyfélkapus regisztrációra. Ez nagyon hasznos vállalkozóként, valamint számos lakossági ügy is könnyedén intézhető.
Az adatszolgáltatáshoz a regisztráció a NAV Online számla oldalán indítható, ahol az adatszolgáltatásra kötelezett adózói regisztráció lehetőséget kell kiválasztani. Ezt követően be lehet jelentkezni az ügyfélkapus adatokkal és a kétfaktoros azonosításhoz meg kell adni az adóazonosító jelet. Végül a regisztráció gomb megnyomásával elkészül a fiók.
Technikai felhasználó létrehozása online számlázó program felhasználóknak
Technikai felhasználóra azért van szükség, hogy a számlázó program automatikusan be tudja küldeni a bizonylatok adatait az adóhatóságnak. Emellett le kell generálni az XML aláíró- és cserekulcsokat, melyeket a számlázó felhasználói fiókjában lehet megadni a sikeres összekötéshez. Mindez pofon egyszerű és rengeteg adminisztrációs feladat villámgyorsan letudható.
A technikai felhasználó létrehozásához a felhasználói adatokkal be kell jelentkezni az Online számla felületén és ha szükséges, megadni az ügyfélkapus azonosítót. Ezt követően a Felhasználók menüpont alatt az Új felhasználó gombra kattintva választható ki a Technikai felhasználó lehetőség.
A rendszer kérni fog egy jelszót, majd alul be kell jelölni a Számlák kezelése és Számlák lekérdezése lehetőséget, végül elmenteni a technikai felhasználót.
Ezután következik az XML kulcsok legenerálásra. Ezt a Felhasználók menüpontban a Részletek oszlop lefelé mutató háromszögére kattintva lehet megtenni, ahol a Kulcsgenerálás opciót kell kiválasztani.
Így automatizálható az adatszolgáltatás
Az Online számla regisztráció után három adatot feltétlenül szükséges megjegyezni, kimásolni.
• Technikai felhasználónév
• XML aláírókulcs
• XML cserekulcs
Ezután be kell lépni a számlázó program felhasználói fiókjába. A Billingóban a menüből a Beállításokat, majd a NAV Online Számla összekötést kell kiválasztani. Ide kell bírni a fenti adatokat, majd ellenőrizhető, hogy sikeres volt-e az összekötés. Ezt követően a számlaadat-szolgáltatásra kötelezett számlák adatai automatikusan továbbításra kerülnek a NAV felé.
