Az SAP már tizenötödik alkalommal díjazta a közép-kelet-európai régióban azokat az üzleti átalakítást megvalósító vállalatokat, amelyek élen járnak a változásban, és jó példaként szolgálnak a sikeres bevezetésben. Ezúttal három kategóriát hirdetett meg a vállalat az üzleti átalakulás, a gyors értékteremtés, illetve a fenntarthatóság témában. Az üzleti kategórián belül a Funkcionális átalakítás díját 2024-ben a magyar B+N Referencia Zrt. nyerte el.

Az SAP Quality Awards "Üzleti átalakítás: Funkcionális átalakítás" kategóriája olyan projekteket emel ki, amelyek sikeresen racionalizálnak egy kulcsfontosságú üzleti folyamatot. Ide tartoznak például a marketing, a HR, a beszerzés vagy a pénzügy területén végrehajtott átfogó változások az SAP legújabb innovációinak felhasználásával. Ebben a kategóriában találták a legmeggyőzőbbnek és legsikeresebbnek a B+N vállalatirányítási rendszerének (ERP) átalakítását, az újgenerációs SAP S/4HANA bevezetésével.

„Mindig nagy öröm, ha hazai projekt hozza el a legjobbaknak járó elismerést, gratulálunk hozzá! Emellett ez a díj számunkra is kiváló visszajelzés, hiszen az SAP Hungary tanácsadó csapata vezette be a rendszert, egészen az élesbe állásig végigkísértük a folyamatot.

Ez a projekt pont azt valósította meg, amit más ügyfeleknek is ajánlunk SAP S/4HANA átállások esetén: nem csupán egy ERP rendszer cseréje volt, hanem egy komplex BPR projekt, ahol a cég üzleti és működési folyamatait is újragondoltuk közösen az ügyféllel, az SAP best practice megoldásaihoz igazítva azokat” - hangsúlyozta Pintér Szabolcs, az SAP Hungary ügyvezető igazgatója. „Most a B+N sikeres bevezetési tapasztalatai segíthetnek az egész régióban más ügyfeleknek a jövőbeli fejlesztéseik elhatározásához és magabiztos megvalósításához.”

A magyar tulajdonú B+N Referencia Zrt. teljeskörű létesítményüzemeltetési (facility management, közhasználatú rövidítéssel FM) szolgáltatásokat nyújt ügyfeleinek Magyarországon és további nyolc országban. Több mint harminc éve van jelen a piacon, ezalatt Magyarország, majd a régió piacvezető FM cégévé vált. Ügyfelei között hazai és nemzetközi nagyvállalatok és állami intézmények is szerepelnek.

A cég korábban is SAP termékkel, a kisebb vállalatokat célzó Business One-nal dolgozott, de a vállalat a Covid-járvány alatt hatalmasat bővült, az elmúlt öt évben Magyarország top3 munkáltatója közé került, így kinőtte az addig használt rendszert. A vezetőségben már 2020-ban felmerült az ERP megújítása, mert érzékelték, hogy a napi működésüket alapvetően befolyásoló ERP rendszernek fenntarthatóbbnak és a gyorsan változó üzleti követelményekhez alkalmazkodónak kell lennie.

Akkor készült is egy felmérés is az igényekről. 2023-ban elkezdték komolyabban vizsgálni a lehetőségeket, a versenytársak megoldásait is górcső alá vették, de ezek nem voltak számukra ideálisak. Egy sokkal szigorúbb, zártabb rendszerre volt ugyanis szükségük, mert akkoriban a különböző üzleti területek önálló kis egységként működtek, és ezeket akarta a menedzsment egységesíteni.

A különböző megoldások versenyéből az SAP került ki győztesen, mivel úgy látták, az SAP S/4HANA Public Cloud Edition olyan jövőbiztos platformot kínál, amely támogatja a skálázható növekedést, az innovációt és az agilitást, összehangolható a hosszú távú üzleti stratégiával, és zökkenőmentesen integrálható más felhőalapú szolgáltatásokkal.

„Az SAP S/4HANA Public Cloud bevezetéséről szóló döntés stratégiai üzleti igényeken alapult, beleértve a növekedés elősegítését, a működési hatékonyság növelését és a versenyelőny fenntartását a létesítménygazdálkodási iparágban. Megtisztelő számunkra, hogy az elmúlt időszak erőfeszítéseit SAP Quality Awards díjjal is jutalmazták, ezzel is elismerve a bevezetésen dolgozó kollégák munkáját” – mondja Matskási István, a B+N Referencia Zrt. gazdasági vezérigazgató-helyettese.

Emberek az átalakulás középpontjában

A Public Cloud bevezetés SAP oldalról is egy újfajta technikát igényelt, az úgynevezett Activate módszertanra támaszkodott a hazai tanácsadó csapat.

“A váltás nem csak egy IT-s kötelezettség volt, hanem egy üzleti szervezeti transzformációval is együtt járt. A legnagyobb kihívás az volt, hogy megértessük a szervezettel, mit jelent egy ilyen rendszer bevezetése, miért van erre szükség, és elérjük, hogy vegyenek részt tevékenyen a projektben, ők is tegyék hozzá a saját igényeiket, tapasztalataikat. Aki belevág az SAP S/4HANA Public Cloud bevezetésébe, annak mindenképpen azt tanácsolnánk, hogy helyezzen nagy hangsúlyt a változásmenedzsmentre” – mondja Bányácski Judit, a B+N SAP bevezetéséért felelős csapat projektmenedzsere.

A B+N korán felismerte, hogy az ERP-rendszer bevezetésének sikere nem pusztán a technológiai fejlesztéseken múlik, hanem elsősorban azon, hogy képesek-e zökkenőmentesen kezelni a változásokat az egész szervezetben. Emiatt átfogó és stratégiai változáskezelési tervet készítettek. Egy Business Model Canvas műhelymunkával kezdtek, amelyet az SAP saját tanácsadóival közösen tartottak. A különböző részlegek képviselői aktívan részt vettek a workshopon.

Ezzel párhuzamosan a vezetői csapat jelentős átszervezést hajtott végre a szervezetben, és olyan részlegeket hozott létre, amelyek hatékonyan támogatják az újonnan bevezetett Public Cloud megoldás folyamatait. Az üzemeltetéshez szükséges készségeknek megfelelően új pozíciókat is bevezettek, és létrehoztak egy belső SAP kompetencia központot SAP Support Team néven. Ez volt felelős a zökkenőmentes átállás biztosításáért, és elsődleges kapcsolattartóként is szolgált a bevezetés után.

Módszerek, idő, pénz

A B+N kezdetnek 14 vállalatából négynél cserélte le az SAP Business One megoldást SAP S/4HANA Cloud Public Editionre. A projekt hatóköre olyan területekre terjedt ki, mint a pénzügy, a számvitel, a kontrolling, az eszközgazdálkodás, a készletgazdálkodás, a beszerzés, az értékesítés, a szerviz és a csoportos jelentéskészítés.

A bevezetés 2023. április közepétől 2024. január elsejéig, azaz csaknem kilenc hónapig zajlott. Ennek során az SAP Hungary szakértői rendszeres felülvizsgálatokkal, minőségellenőrzésekkel és irányítással támogatták a vállalatot. A B+N pedig nagy figyelmet fordított arra, hogy korlátozza a szükségtelen módosításokat, és továbbra is a lényeges intézkedésekre összpontosítson, aminek eredményeképpen a módosítások költsége nem haladta meg a szerződés teljes értékének 10 százalékát.

A vállalat intenzív képzéssel és támogatással a belső csapat fejlesztésére is stratégiai lépéseket tett a megvalósítás során. Munkatársai szerves részét képezték a projekt megvalósítási csapatának, és átvettek olyan feladatokat, mint a tesztelés, a képzés, vagy a hibakezelés. Ez a hatékony tudásátadás nemcsak a külső tanácsadóktól való függőséget csökkentette, hanem biztosította azt is, hogy kulcsfontosságú munkatársak olyan értékes készségekkel rendelkezzenek, amelyeket a projekt után is hasznosítani tudnak.

A B+N az SAP Intelligent Robotic Process Automation technológia segítségével digitális robotokat fejlesztett ki az olyan nagy volumenű, manuális és ismétlődő feladatok kezelésére, mint a funkcionális helymeghatározások és szállítólevelek, valamint a beszerzési kérelmek. Emellett az SAP Preferred Success szolgáltatások és az SAP Business Technology Platform is segítette a vállalat üzleti átalakulását.

Kihívások

A B+N számára nagy kihívást jelentett a saját és az SAP S/4HANA Public Cloud rendszer javasolt gyakorlatainak egyesítése. Az Activate módszertan, valamint az SAP tanácsadói szolgáltatásainak igénybevétele sikeres átállást eredményezett. Elősegítendő ezt, a standard angol nyelvű SAP dokumentumok és videók mellé magyar nyelvű képzési anyagokat is kidolgoztak.

A lokalizációs követelmények kezelésében a vállalat az SAP Hungary eszkalációs folyamataira és proaktív problémamegoldó képességeire, valamint a magyar lokalizációs csapat támogatására támaszkodott. Ez a partnerség lehetővé tette, hogy a helyi szabályozási környezethez és a vállalat igényeihez igazodó innovatív megoldásokat alakítsanak ki.

Jelentős kihívást jelentett még a projekt erőforrásigényének kezelése a napi üzleti tevékenység és a felmerülő erőforrás-korlátozások mellett. Ennek ellenőrzéséhez és mérsékléséhez folyamatos operatív vezetői részvételre, a projektfeladatok és a ráfordítások, valamint a várható üzleti hatások átlátható kommunikációjára volt szükség.

Már érezhetőek az eredmények

A vállalat tapasztalatai szerint a legfontosabb üzleti előnyök közé tartozik, hogy az SAP S/4HANA Cloud Public Edition valós, tiszta adatokkal dolgozik, az átláthatóság jelentősen megnőtt. A rendszer javítja a B+N adatgyűjtési képességeit és a költségekkel kapcsolatos betekintéseket is pontosabbá teszi, miközben csökkenti a házon belüli IT- és szerverüzemeltetési költségeket, amellett, hogy az adminisztratív erőforrások igényét és idejét is mérsékli.

A megoldást jelenleg 136 alkalmazott használja, és a következő két évben várhatóan további 200 dolgozó követi majd a példát. A redundáns folyamatok felváltása a legjobb gyakorlatnak megfelelő folyamatokkal növelte a napi műveletek vezetői ellenőrzését és átláthatóságát. A releváns, valós idejű adatok megfelelő emberek számára történő biztosítása pedig gyorsabb és hatékonyabb jelentéstételt eredményez. Megkönnyíti a jobb döntéshozatalt is, mivel a vezetőség a felelősségi köréhez szabott, pontos információkhoz férhet hozzá. Emellett a műveletek nagyobb átláthatósága, amelyet az ügyfelek és partnerek is érzékelnek, erősíti a bizalmat, bizonyítja a vállalat kiválóság iránti elkötelezettségét.

Jövőbeni tervek

A vállalat hosszú távú célként határozta meg, hogy a rendszert a vállalat többi országban működő leányvállalatára is kiterjessze, de rövid távon, első lépésként a saját folyamataikat szeretnék még jobban szabályozni, immáron a rendszer adottságaira támaszkodva. Két további, az SAP S/4HANA-hoz kapcsolható és integrálható megoldás bevezetését kezdték meg: az SAP Profitability and Performance Management /PA PM/ megoldást, valamint a fenntarthatósági elvárások teljesítését támogató Sustainability Control Tower modul bevezetését, amely az ESG beszámolókhoz lesz hasznos a cégnek.